چگونه ایمیل خود را مدیریت کنیم ؟

[omidrock]

هر روزه با پیشرفت دنیای دیجیتال، افراد زمان بیشتری را صرف می کنند تا از طریق روش های اینترنتی با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند. یکی از راه های ارتباطی به غیر از شبکه های اجتماعی و پیام رسان ها، ارسال ایمیل می باشد. افراد می توانند در محتوای ایمیل های خود پیام های متنی، فایل های تصویری، فایل های ویدئویی و حتی اسناد را برای سایر کاربران ارسال نمایند.

مدیریت ایمیل

شاید این آمار برای شما عجیب باشد ولی برخی از افراد در محیط کار خود به صورت میانگین 28 درصد از زمان خود را صرف بررسی ایمیل‌ ها و پاسخ به آن‌ ها می نمایند؛ ایمیل‌ هایی که به طور معمول سبب می گردند تا در کار افارد وقفه ایجاد شده و بازدهی آن ها را کاهش دهد. در شرایطی که بتوانید ایمیل‌ های خود را مدیریت کنید، می‌ توانید از هدر رفت زمان و انرژی جلوگیری نمایید.

دریک سازمان، بخش های کاری بازاریابی و فروش و بخش خدمات مشتریان، در طول هر روز ایمیل‌ های بسیاری دریافت می نمایند. از طرفی دیگر، ارسال ایمیل به مشتریان با آرامش و خونسردی و همچنین پاسخ به شکایات می‌ تواند زمان و انرژی بسیاری از کارکنان دریافت کند. روش‌ های بسیاری وجود دارد که با استفاده از آن‌ ها می‌ت وان زمان کمتری را برای مطالعه ی ایمیل صرف نمود و بازدهی کارمندان در محیط کاری افزایش پیدا کند. البته لازم نیست که به روش‌ هایی نظیر خالی نمودن صندوق ورودی روی بیاوریم؛ زیرا روش‌ های کارآمدتری برای مدیریت ایمیل‌ ها وجود دارد. در ادامه قصد داریم به یک سری از ترفندهای مدیریت ایمیل بپردازیم.

استفاده از اتوماسیون

اساسا اتوماسیون می‌ تواند سبب ایجاد نظم در کارهای غیر ضروری گردد و از هدر رفتن وقت شما جلوگیری نماید. شما می‌ توانید با افزودن ابزارهایی به صندوق ورودی ایمیل خود، می توانید کارهایی جزئی را با دردسر کمتری به انجام برسانید. یکی از ابزارهای مدیریت اتوماسیون، بومرنگ می باشد. این افزونه ی کاربردی، یک نرم افزار مدیریت وظایف برای صندوق ورودی ایمیل می باشد و به شما این امکان را می دهد تا ایمیل‌ هایتان را برای یک زمان مشخص، زمان بندی کنید.

اکنون به منظور کاهش ترافیک ورودی ایمیل های خود می‌ توانید از افزونه های لغو اشتراک استفاده نمایید. با استفاده از این افزونه ها دیگر احتیاجی نیست که در هر ایمیل دنبال گزینه لغو اشتراک باشید و می‌ توانید فقط با افزودن ابزارهای UnListr برای سیستم Outlook و همچنین UnsubscribeButton کروم، اشتراک‌ های ایمیلی تان را لغو نمایید.

ایجاد ریتم برای بررسی ایمیل ها

به طورکلی به منظور بررسی تمامی ایمیل‌ های خود یک ریتم را تنظیم نموده و همیشه بر اساس آن ایمیل های خود را چک کنید. کارشناسان معتقدند که نباید یک روز کاری را با بررسی ایمیل‌ ها آغاز کرد. آن‌ ها باور دارند که غرق شدن در ایمیل‌ ها در زمان ورود به محل کار، سبب کاهش میزان تمرکز می گردد و ذهن کاربر را نسبت به وظایف بی‌اهمیت درگیر می نماید. در زمان بررسی ایمیل‌ ها می‌ توانید به منظور مدیریت نامه‌ های دریافت شده و همچنین نامه های ارسالی تان در طول یک روز برنامه‌ ای را در نظر داشته باشید. یک روش به منظور انجام این فرایند، غیر فعال نمودن نوتیفیکیشن های ایمیل و همچنین بررسی همه ی پیام ها به طور یکجا می باشد. در اصل زمانی که اجازه بدهید نامه‌ هایتان جمع شوند و به بررسی یکجا آن‌ ها بپردازید، اولویت‌ بندی و رسیدگی به آن‌ ها برای  شما خیلی راحت تر خواهد شد.

یکپارچه نمودن ایمیل ها

همانند فرآیند اتوماسیون، سیستم یکپارچه سازی نیز می‌ تواند پردازش ایمیل‌ ها را برایتان آسان تر نماید. با ادغام نرم افزارهایی نظیر  ToutApp و Sidekick با ایمیل‌ های گروه‌ های کاری سیستم فروش و خدمات مشتریان، می‌توان بعضی از شاخص‌ های کلیدی را ارتقا داد، فرایندهای تبلیغاتی قوی تری را اجرا نمود و در آخر به تمامی هدف های پیش‌ بینی شده دسترسی پیدا کرد. در اصل، یکپارچه‌ نمودن ایمیل ها، سیستمی بی‌ نظیر به منظور افزودن میزان شفافیت به ایمیل می باشد. نرم افزار ToutApp امکانات بیشتری در اختیار شما قرار خواهد داد و به شما این اجازه را می‌ دهد که کارهای خود را به طور یکجا آپدیت و همه ی وظایف مرتبط با کمپین‌ های تبلیغاتی را مشاهده نمایید. بهتر است تا ایمیل‌ هایی را که به زمان و توجه بیشتری احتیاج دارند از سایر ایمیل ها جدا کنید تا با دقت به بررسی آن‌ ها در زمان مناسب بپردازید.

 

[omidrock]

چگونه فایل‌های سنگین را با جی‌میل ارسال کنیم؟

ارسال فایل‌های سنگین با جی‌میل

 

یکی از مشکلاتی که بسیاری از کاربران پست الکترونیک جی‌میل با آن مواجهند، اشتراک‌گذاری فایل‌های با حجم بالای ۲۵ مگابایت از طریق سرویس جی‌میل است.

کارشناسان در واکنش به یکی از بزرگترین سوالات کاربران در این خصوص پاسخ داده‌اند که این گزارش به تشریح آن خواهد پرداخت. کاربران همواره در اشتراک گذاری و ارسال فایل‌های ورد، پی‌دی‌اف، عکس و غیره که حجمی بیشتر از ۲۵ مگابایت دارد، از طریق پلتفرم سرویس جی میل مشکل دارند و بسیاری از آنها نمی‌دانند که در این مواقع باید چکار کنند.

 

یکی از نخستین راهکارهای ممکن و آسان، کوچک کردن و کم کردن حجم فایل مورنظر از طریق تبدیل فرمت آن به فرمت‌های سبک‌تر و کم حجم‌تر است. بعنوان مثال، در صورتی که کاربران نتوانند فایلی با فرمت ورد ( Word) را ضمیمه ایمیل خود کنند؛ باید آن را به فرمتی دیگر همچون پی‌دی‌اف ( PDF ) و یا زیپ ( ZIP) تبدیل کنند. در بسیاری از مواقع، مشکل حجم بالای فایل با این راهکار برطرف شده و کاربران به راحتی قادر خواهند بود فایل موردنظر خود را به پست الکترونیکی جی‌میل خود ضمیمه کرده و برای مخاطب خود بفرستند.

 

اشتراک‌گذاری فایل‌های با حجم بالای ۲۵ مگابایت از طریق سرویس جی‌میل 

 

اما در صورتی که حجم فایل موردنظر کاربران بسیار بیشتر از آن چیزی باشد که با تبدیل فرمت کاهش یابد و حتی با تبدیل فرمت نیز حجم آن همچنان بالاتر از ۲۵ مگابایت بماند، کاربران قادر خواهند بود بجای کلیک بر روی گزینه ضمیمه عادی ( attach) که با نماد یک سنجاق در قسمت زیرین ارسال پست جی‌میل وجود دارد، بر روی گزینه ضمیمه فایل از طریق گوگل درایو که نمادی مثلثی شکل دارد، کلیک کرده و فایل موردنظر خود را آپلود کرده و آن را برای مخاطب خود ارسال کنند.

 

 

 

 

منبع:isna.ir

[omidrock]

چگونه فایل‌های سنگین را با جی‌میل ارسال کنیم؟

ارسال فایل‌های سنگین با جی‌میل

 

یکی از مشکلاتی که بسیاری از کاربران پست الکترونیک جی‌میل با آن مواجهند، اشتراک‌گذاری فایل‌های با حجم بالای ۲۵ مگابایت از طریق سرویس جی‌میل است.

کارشناسان در واکنش به یکی از بزرگترین سوالات کاربران در این خصوص پاسخ داده‌اند که این گزارش به تشریح آن خواهد پرداخت. کاربران همواره در اشتراک گذاری و ارسال فایل‌های ورد، پی‌دی‌اف، عکس و غیره که حجمی بیشتر از ۲۵ مگابایت دارد، از طریق پلتفرم سرویس جی میل مشکل دارند و بسیاری از آنها نمی‌دانند که در این مواقع باید چکار کنند.

 

یکی از نخستین راهکارهای ممکن و آسان، کوچک کردن و کم کردن حجم فایل مورنظر از طریق تبدیل فرمت آن به فرمت‌های سبک‌تر و کم حجم‌تر است. بعنوان مثال، در صورتی که کاربران نتوانند فایلی با فرمت ورد ( Word) را ضمیمه ایمیل خود کنند؛ باید آن را به فرمتی دیگر همچون پی‌دی‌اف ( PDF ) و یا زیپ ( ZIP) تبدیل کنند. در بسیاری از مواقع، مشکل حجم بالای فایل با این راهکار برطرف شده و کاربران به راحتی قادر خواهند بود فایل موردنظر خود را به پست الکترونیکی جی‌میل خود ضمیمه کرده و برای مخاطب خود بفرستند.

 

اشتراک‌گذاری فایل‌های با حجم بالای ۲۵ مگابایت از طریق سرویس جی‌میل 

 

اما در صورتی که حجم فایل موردنظر کاربران بسیار بیشتر از آن چیزی باشد که با تبدیل فرمت کاهش یابد و حتی با تبدیل فرمت نیز حجم آن همچنان بالاتر از ۲۵ مگابایت بماند، کاربران قادر خواهند بود بجای کلیک بر روی گزینه ضمیمه عادی ( attach) که با نماد یک سنجاق در قسمت زیرین ارسال پست جی‌میل وجود دارد، بر روی گزینه ضمیمه فایل از طریق گوگل درایو که نمادی مثلثی شکل دارد، کلیک کرده و فایل موردنظر خود را آپلود کرده و آن را برای مخاطب خود ارسال کنند.

 

 

 

 

منبع:isna.ir

[omidrock]

جیمیل امکان ساخت چند ایمیل با یک حساب کاربری را می دهد

بر اساس گزارش ها ظاهرا از این پس جیمیل قابلیتی را در اختیار کاربران قرار خواهد داد که این قابلیت می تواند امکان ساخت چندین ایمیل با یک حساب کاربری گوگل را در اختیار کاربران قرار دهد. کاربران برای مصارف مختلف مجبور به ساخت چندین حساب کاربری گوگل می شوند تا بتوانند از حساب ایمیل ها در زمینه های مختلف کاری یا غیر کاری استفاده نمایند در حالی که با وجود این قابلیت جدید، دیگر نیازی به ساخت یک حساب کاربری گوگل نخواهد بود و کاربران می توانند تنها با داشتن یک حساب کاربری گوگل به ساخت حساب های ایمیل مختلف بپردازند.

در واقع این قابلیت فقط امکان ساخت ایمیل های مختلف در یک حساب کاربری را می دهد. این قابلیت در واقع از غیر فعال ماندن برخی حساب های کاربری گوگل جلوگیری خواهد کرد و کاربران به هر منظوری مجبور به ساخت یک حساب گوگل نخواهند بود.

برای دسترسی به این قابلیت تنها کافی است تا در حساب کاربری گوگل بر روی علامت + کلیک کنید و آدرس ایمیل مورد نیاز خود را وارد نمایید تا ساخته شود. برای مثال شما می توانید در حساب کاربری گوگل Sakhtafzarmag@gmail.com، از حساب های ایمیل Sakhtafzar.mag@gmail.com یاSakht.afzar@gmail.com بهره ببرید و در یک حساب گوگل از دو یا چند ایمیل استفاده کند. این قابلیت قطعا برای کاربران گوگل و جیمیل بسیار کاربردی خواهد بود و عملکرد خوبی را در اختیار کاربران قرار خواهد داد.